Studium wdrożenia pakietu TETA 2000

Wybór aplikacji

Drugi etap to wybór systemu zarządzającego produkcją przetworów (tzw. garmaż), finansów, księgowości i logistyki. „Wymagaliśmy dużej elastyczności w zakresie integracji on-line z systemem Sydel oraz importu kartotek z aplikacji Simple funkcjonujących w hurtowniach. Z naszych założeń wynikało, że powinien to być funkcjonalny system wykorzystujący bazy danych Oracle. Ważnym warunkiem, jaki postawiliśmy dostawcom, było uruchomienie oprogramowania do końca 2004 roku, czyli w ciągu zaledwie kilku miesięcy.” – dodaje Witold Grzyb.

Wybór padł na pakiet wrocławskiego dostawcy, firmy TETA SA. Spełniał on wszystkie wymagania spółki, zagwarantował konkurencyjną cenę przy dużej liczbie szkoleń i zakontraktowanych dni wdrożeniowych. Umowę podpisano we wrześniu 2004, zaś już w październiku odbyła się instalacja programu. Wówczas konsultanci TETY rozpoczęli prace wdrożeniowe oraz parametryzację równolegle wszystkich modułów. Tak więc w module finansowym został stworzony plan kont księgowych, reguły dekretacji, zaimportowano również niezbędne kartoteki. Dzięki temu już od stycznia księgowość mogła wprowadzać dokumenty księgowe, automatycznie dekretować faktury zakupu, sprzedaży i dokumenty obrotowe, a także korzystać z modułu „Kasa”.

W listopadzie TETA zaczęła również prace nad wdrożeniem modułu kadrowo-płacowego, który po niezbędnej parametryzacji potrzebował jedynie importu danych z dotychczas wykorzystywanego oprogramowania.

Dodatkowo, w tym samym czasie, przeprowadzono szkolenia przyszłych użytkowników pakietu TETA 2000.

Produkcja

Produkcja i logistyka były kluczowymi obszarami wdrożenia aplikacji TETA. Wynikało to ze specyfiki działalności firmy EXDROB: Do zakładowych wylęgarni trafiają wyselekcjonowane jaja wylęgowe. Następnie wylężone pisklęta trafiają (na podstawie faktur RR) do ferm produkcyjnych, których hodowcy zajmują się odchowem towarowym. Do karmienia drobiu używają oni specjalnych pasz dostarczanych przez EXDROB na zasadzie wymiany barterowej. W dalszym cyklu produkcji odchowany drób zostaje zakupiony od hodowców i przetransportowany do ubojni. Wszystkie operacje logistyczne związane z tymi procesami są obsługiwane przez pakiet TETA 2000.

Produkcję wyznaczają zlecenia produkcyjne, które wynikają z bieżących zamówień oraz podpisanych umów i kontraktów z klientami. Po wprowadzeniu zamówień do systemu, bada on stany magazynowe wyrobów gotowych, sprawdzając jakiego asortymentu oraz jakiej ilości wyrobów brakuje do zrealizowania zamówień klientów. Na podstawie zdefiniowanych uprzednio technologii wytwarzania poszczególnych produktów, TETA 2000 określa ilość potrzebnych surowców oraz opakowań i sprawdza ich stany magazynowe. Jeśli nie ma wystarczających zapasów, system kieruje ich zakupem. Po zgromadzeniu wszystkich surowców uruchamiana jest produkcja. System rejestruje ilości wyprodukowanych wyrobów, produkcji w toku itp. Analiza produkcji odbywa się za pośrednictwem zestawów raportów produkcyjnych.

Dwa równoległe wdrożenia

Ponieważ Exdrob zdecydował się na zakup dwóch rozwiązań informatycznych odpowiedzialnych za różne obszary funkcjonowania firmy, spółka wdrażała jednocześnie dwa rozwiązania. Jak przyznaje Witold Grzyb, był to spory wysiłek organizacyjny. Tym bardziej, że konieczna była ich wzajemna integracja.

System Sydel poza zarządzaniem ubojnią wspomaga magazyn wyrobów gotowych. Pakiet TETA 2000 oprócz wsparcia garmażu oraz obrotu z hodowcami obsługuje w trybie on-line także logistykę oddziałów regionalnych, wszystkie trzy zakłady wylęgu drobiu, magazyny surowców, pasz, opakowań, magazyn techniczny, a także kadry, płace i księgowość.

By zapewnić optymalną współpracę obu narzędzi, TETA stworzyła specjalny interfejs bazujący na mechanizmach APIO. Interfejs ten zapewnia dostęp on-line do kartoteki indeksów i kontrahentów z poziomu obu systemów, gwarantuje przepływ faktur sprzedaży z centrali do modułu finansowego, przesył dokumentów magazynowych do hurtowni, a także przepływ danych o rozrachunkach z systemu finansowego. Efektem jest optymalizacja procesów wewnątrz przedsiębiorstwa.

Użytkownicy i analiza danych

Z pakietu TETA 2000 w Exdrobie korzysta 41 użytkowników. Przy tym 17 osób w hurtowniach i oddziałach korzysta z systemu za pośrednictwem Citrix MetaFrame.

Każdy moduł systemu TETY jest wyposażony w zestaw raportów, jednak potrzeby Exdrobiu w tym zakresie są znacznie większe. Dlatego administratorzy odbyli szkolenie z samodzielnego tworzenia niezbędnych zestawień. Wykorzystują do tego celu narzędzie Oracle Report Builder, czemu sprzyja czytelna struktura danych w systemie TETA i łatwość dostępu do nich.

Po sześciu miesiącach

Wdrożenie zakończono w marcu 2005 roku. Uruchomiono pełną funkcjonalność wszystkich modułów pakietu: pełne wsparcie finansów i księgowości wraz funkcjami zarządzania majątkiem trwałym; naliczanie płac w oparciu o różne formy wynagradzania, wsparcie BHP i kasy zapomogowo-pożyczkowej; oraz logistyki i produkcji. Wydajna i elastyczna baza danych Oracle umożliwia wystawianie i rejestrowanie bardzo dużych ilości dokumentów obrotowych i finansowych. Z kolei elastyczność systemu zapewnia dobrą współpracę z programem Sydel.

Jak mówi Adrian Kornecki, Menedżer Projektu w TETA SA, „Jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości współpracy z firmą Exdrob i wzajemnej komunikacji między naszymi firmami. Szczególnie chciałbym podkreślić wkład Pana Witolda Grzyba, który bardzo szybko opanował nasz system i obecnie efektywnie nim zarządza.”